Projektleitung für die CRM Migration

Seit 60 Jahren setzt sich der WWF für die Natur ein. Die Stiftung ist eine der grössten Umweltorganisationen der Welt.

Gemeinsam mit ihren weltweit über 5 Millionen Mitgliedern setzen sie sich in mehr als 100 Ländern aktiv für einen gesunden und lebendigen Planeten ein. Rund 270'000 Mitglieder und Supporter ermöglichen die Arbeit des WWF Schweiz.

Die Ausgangslage

Zur Verwaltung und Analyse der Spenden nutzte der WWF Schweiz eine CRM-Lösung, welche mehr als 20 Jahre im Einsatz war.

Über die Jahre sind sowohl die Anzahl der Spender als auch die Bedürfnisse des WWF Schweiz gestiegen. Als Ersatz der bisherigen Lösung entschied sich die Umweltschutzorganisation für das CRM-System Salesforce. Dazu müssen nicht weniger als 9 Mio. Dateneinträge korrekt in die neue Lösung überführt werden. Diese Daten stammen sowohl aus der bisherigen Lösung wie auch aus verschiedenen Umsystemen, welche ebenfalls abgelöst werden. Dies macht die Migration besonders anspruchsvoll und komplex.

«Im Laufe des Projekts nahm der Koordinationsaufwand für die Datenmigration aus verschiedenen Quellsystemen stetig zu. Mit internen Ressourcen allein konnten wir das nicht mehr stemmen», sagt die Gesamtprojektleiterin Suzana Langenegger, Managerin Digitale Transformation beim WWF Schweiz. «Die Transformatik hatte in einem Vorprojekt bereits eine wertvolle Analyse des Migrationsprozesses durchgeführt. Deshalb bot sie sich als idealer Partner für die Leitung des komplexen Teilprojekts Migration an.»

Diese Migration ist für den WWF Schweiz ein grosses Unterfangen. Erschwerend kam hinzu, dass alle Mitarbeitenden aus dem Homeoffice zusammenarbeiten mussten – eine besondere Herausforderung für alle Beteiligten.

«Diese Migration ist ein aussergewöhnliches Projekt für den WWF Schweiz. Ohne die wertvolle Unterstützung der Transformatik wäre es nie so flüssig gelaufen.»

- Suzana Langenegger, Managerin Digitale Transformation

Unser Beitrag

Die Transformatik übernahm die Teilprojektleitung «Migration» und war somit verantwortlich für die korrekte Migration und Zusammenführung der Daten aus verschiedenen Systemen in der neuen Plattform.

Bestandteil der Aufgaben war die Erstellung eines neuen Migrationskonzepts und der Planung des Migrationsprozesses. Weiter mussten mehrere Testmigrationen geplant und durchgeführt werden, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der migrierten Daten sicherzustellen.

Auch führte die Transformatik verschiedene Hilfsmittel zur Koordination der Arbeiten ein: Mithilfe eines zentralen Taskmanagement-Tool und regelmässigen Abgleichen konnten wir das internationale Entwicklerteam gezielt koordinieren und führen. Ausserdem mussten die Interessen verschiedener Stakeholder aus sämtlichen Abteilungen des WWF berücksichtigt und gezielt in das Projekt eingebracht werden.

Schliesslich planen und orchestrieren die Mitarbeiter der Transformatik auch den Go-Live des neuen Systems. Weiter muss auch der Rückbau der Altsysteme und Schnittstellen überwacht werden.

Zur Bewältigung dieser komplexen Aufgaben war eine enge Zusammenarbeit mit sämtlichen Beteiligten unerlässlich.

Der Nutzen

Als zentraler Ansprechpartner für die Migration konnte die Transformatik offene Fragen aufnehmen, priorisieren und mit den jeweiligen Stakeholdern im Hinblick auf die Datenmigration klären. Sie hat durch den komplexen Migrationsprozess geführt und die Qualität der wertvollen Daten sichergestellt. Dank ihrer langjährigen Erfahrung leisteten unsere Projektleiter einen wesentlichen Beitrag zum Projekterfolg.

Die Wirkung unserer Unterstützung zeigte sich für Suzana Langenegger schon früh: «Die Transformatik schaffte sofort klare Strukturen und Abläufe, welche bisher bei der Migrationsplanung fehlten. Schon nach wenigen Tagen konnte ich die Erleichterung im Team spüren.» So wurden Lücken in der Planung aufgedeckt, welche umgehend geschlossen werden konnten. Dies erlaubte es der Gesamtprojektleiterin des WWF den Überblick zu behalten.

Nach dem Go-Live des neuen CRM können die WWF-Mitarbeitenden auf die gewohnte Datenbasis zurückgreifen. Dies erleichtert ihnen das Eingewöhnen in das neue System massgeblich. Neue Funktionen ermöglichen zudem eine effizientere Verwaltung der gemeinnützigen Zuwendungen und Spenden.

«Die engagierte Mitarbeit und die Expertise der Transformatik hat dieses Projekt massgeblich beschleunigt und vereinfacht», ist Frau Langenegger überzeugt. «Für dieses ausserordentliche Unterfangen war die Erfahrung der Transformatik beim WWF definitiv eine grosse Entlastung.»