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Projektinitialisierung - Eine wertvolle Investition

Der Lebenszyklus eines Projekts kann in verschiedene Phasen eingeteilt werden. Durch diese klare Aufteilung ist das Projekt besser steuerbar. Insbesondere der Projektbeginn hat einen weitreichenden Einfluss auf den Projekterfolg.

Wir bei der Transformatik GmbH verwenden die Schweizer Projektmanagement-Methode HERMES, die ursprünglich speziell für IT-Projekte entwickelt wurde. Sie ist aber für alle Arten von Projekten einsetzbar und wird laufend weiterentwickelt. HERMES unterteilt das Projekt in die vier Phasen Initialisierung, Konzept, Realisierung und Einführung.

Projektphasen nach HERMES

Die 4 Phasen zur Projektabwicklung mit den Meilensteinen nach HERMES.

Die erste Phase, welche ein Projekt also durchläuft, ist die Initialisierung. Da diese Phase am Anfang eines Projekts steht, hat sie den grössten Einfluss auf den weiteren Projektverlauf. Werden hier die Weichen korrekt gestellt, spart man später viel Geld, Zeit und Energie.

Während der Initialisierung werden mit vertretbarem Aufwand

  • die Projektziele definiert (Soll-Zustand),
  • die Grobanforderungen beschrieben (der Weg zwischen Ist- und Soll-Zustand)
  • Kosten und Nutzen identifiziert,
  • die gesetzlichen Rahmenbedingungen überprüft,
  • die Stakeholder (Kunden, Lieferanten, Investoren, …) identifiziert,
  • verschiedene Varianten ausgearbeitet,
  • und die optimale, nachhaltige Variante ausgewählt.

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen die Wichtigkeit der Initialisierungsphase näherbringen und aufzeigen, worauf es in dieser wichtigen Phase zu achten gilt.

Warum eine Projektinitialisierung?

In der Praxis habe ich festgestellt, dass gerade bei kleineren Unternehmen gegenüber der Initialisierung eine oft ablehnende Haltung vorherrscht. Die Gründe des fehlenden Verständnisses für die planerische Durchleuchtung einer Idee können sehr vielfältig sein:

  • „Das kostet doch mehr als die direkte Umsetzung mit dem Lieferanten.“
  • „Wir haben keine Zeit dafür. Ich will meine Idee möglichst schnell umsetzen.“
  • „Diese Dokumente bringen uns doch keinen Mehrwert.“

Diese Aussagen sind nicht unbegründet, will doch jedes Unternehmen möglichst kosten- und zeiteffizient vorwärtskommen. Projekte können aber scheitern, auch wenn die Idee noch so gut und vielversprechend klingt. „Wir waren uns des Projektrisikos nicht bewusst“, heisst es dann, „und wenn doch, das hätten wir nie abfangen können.“

Auch bei kleinen Vorhaben wertvoll

Der „Worst Case“ für ein Projekt ist, dass es abgebrochen wird. Dies kann weitgehend verhindert werden, wenn die Projektidee in einer sauber geführten Initialisierungsphase intensiv durchleuchtet wird.

Auch bei kleineren Projekten kann durch die frühzeitige Klärung dieser Punkte viel Zeit und Geld gespart werden. So wird eine Grundlage zum Entscheid geschaffen, ob eine Idee überhaupt sinnvoll ist und weiterverfolgt werden soll. Darüber hinaus wirken sich die Erkenntnisse positiv auf die Faktoren Kosten, Zeit und Risiko aus. Wie genau, möchte ich im Folgenden aufzeigen.

Langfristige Kostenoptimierung

Während der Initialisierung zeigt sich, dass eine Projektidee gar nicht umsetzbar ist, oder nicht den gewünschten Nutzen bringt. So kann die Projektidee mit gutem Gewissen weggelegt werden, bevor mit kostenintensiver Konzepterarbeitung oder sogar Realisierung gestartet wird. Denn auch bis hierhin gewonnenes Wissen ist für die Unternehmung sehr wertvoll. Somit können diese und sogar künftige Fehlinvestitionen vermieden werden. Der „Point-of-no-Return“ ist noch in weiter Ferne.

Die folgende Abbildung zeigt auf, dass für die Initialisierung nur ein kleiner Anteil der Projektkosten aufgewendet wird. Der Nutzen und die Wirkung der gewonnen Erkenntnisse in dieser Phase sind jedoch enorm, da die Beeinflussbarkeit der Kosten noch sehr hoch ist.

Kostenentwicklung und -beeinflussbarkeit in den Projektphasen

Während der Initialisierung sind die Projektkosten am niedrigsten, die Beeinflussbarkeit der künftigen Kosten aber am höchsten.

Wurde entschieden, dass im Projekt die nächste Phase Konzept in Angriff genommen wird, dann erstmal herzliche Gratulation zur guten Idee! Die Initialisierung hat nun auch dazu geführt, dass bereits verschiedene Varianten diskutiert wurden. Nun können Sie sich auf die optimale Variante konzentrieren, welche aufgrund des besten Kosten- und Nutzenverhältnisses ausgewählt wurde. Ganz nebenbei wird ein Bewusstsein für verschiedenste Kostenfaktoren geschaffen, welche bereits miteinberechnet sind. Somit ist auch der Investitionsschutz gewährleistet.

Zeitersparnis – alle ziehen am gleichen Strick

Die Ergebnisse der Initialisierungsphase sind nachhaltig und helfen dabei, künftige Phasen zielgerichtet und effizient erarbeiten zu können.

Die Projektziele und die Anforderungen wurden aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet. So wird unter den Projektbeteiligten ein gemeinsames Verständnis geschaffen. Es entsteht ein Konsens darüber, auf welche Arbeiten der Fokus zuerst gelegt werden muss. Der Grundstein ist gelegt, um in der Realisierung effizienter vorwärts zu kommen. Läuft das Projekt Gefahr sich in unwichtigen Details zu verlieren, können sich die Projektmitglieder stets an den Erkenntnissen der Initialisierung orientieren.

Risiken minimieren

Was soll mich neben hohen Kosten und fehlender Zeit daran hindern, meine Idee zu realisieren? Auch die innovativsten Ideen müssen sich an die gängigen Richtlinien und Gesetze halten. Diese Hürden auf dem Weg der Projektrealisierung müssen so früh als möglich überwunden werden. Während der Initialisierungsphase werden deshalb auch die gesetzlichen Rahmenbedingungen abgeklärt. In besonders sensiblen Sektoren, wie der Pharmabranche oder der Medizinaltechnik, müssen auch die geltenden Regulatorien berücksichtigt werden.

In Zeiten fortschreitender Vernetzung kommt auch dem Datenschutz eine zunehmend zentrale Rolle zu. Kennen Sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen an ihr Projekt? Folgende Fragen müssen Sie diesbezüglich hierbei stellen:

  • Darf ich die erhobenen Nutzerdaten überhaupt sammeln und bearbeiten?
  • Wie lange darf ich die Daten speichern?
  • Wem und in welcher Form darf ich meine Daten zur Verfügung stellen?
  • Wie können die Daten optimal vor unbefugtem Zugriff (Hacker, etc.) geschützt werden?

Weitere Risikofaktoren können die IT-Sicherheit , ein unterbruchfreier Betrieb, laufende Verträge (Mietverträge, Serviceverträge, …) oder die Organisationsstruktur darstellen. Je früher ein Bewusstsein für solche Risikofaktoren geschaffen wird, desto früher können auch entsprechende Massnahmen eingeleitet werden. So können die identifizierten Risiken wirkungsvoll aus der Welt geschafft oder ein Plan B formuliert werden.

Schlusswort

Die Projektinitialisierung mag nicht der allgemeinen Vorstellung von Produktivität entsprechen – Nägel werden eben noch nicht eingeschlagen. Mit diesem Beitrag hoffe ich jedoch, Ihnen die Wichtigkeit und Notwendigkeit einer sorgfältigen Projektinitialisierung aufgezeigt zu haben.

Denn die Projektinitialisierung ist kein “herausgeworfenes Geld”. Ganz im Gegenteil: sie verhindert, dass später Geld und Zeit aufgewendet werden, die man sich besser hätte sparen können. Mit einem strukturierten Vorgehen können gezielt Misserfolge vermieden werden.

Haben Sie eine Projektidee, welche Sie genauer prüfen möchten? Sind ihre Projekte auf dem richtigen Weg? Wir durchleuchten mit Ihnen zusammen Ihr Projekt.