Eine Krise stellt die Arbeitswelt auf den Kopf
Der Ausbruch der Corona-Pandemie hat viele Firmen zum Umdenken gezwungen. Arbeiten im Homeoffice ist jetzt nicht mehr nur eine Ausnahme, sondern sogar empfohlen, wo möglich. Das ist aber leichter gesagt als getan.
Denn die IT-Infrastruktur muss dafür bereit sein. Mitarbeiter benötigen einen sicheren Zugang zu ihren Dateien. Rechnungen und Offerten müssen geschrieben werden. Und auch Arbeitszeiten wollen erfasst sein. Ausserdem müssen Ihre Mitarbeiter mit den entsprechenden Arbeitsmitteln ausgerüstet sein, damit sie von zu Hause arbeiten können. Ein Laptop ist schnell ins Homeoffice transportiert. Schwieriger wird es bei klassischen Tower-PCs und Bildschirmen, oder speziellen CAD-Arbeitsplätzen.
Was bedeutet digitales Arbeiten für uns?
Für uns überwiegen die Vorteile des ortsunabhängigen Arbeitens («work from anywhere») klar. So können wir schnell und flexibel auf die Bedürfnisse und Anfragen unserer Kunden eingehen. Dabei ist es unwichtig, ob wir uns gerade im Homeoffice oder im Zug nach Bern befinden. Deshalb setzen wir bei der Transformatik bereits seit Tag 1 auf voll digitalisiertes Arbeiten. Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Einblick geben in unsere Arbeitsabläufe.
Projektarbeit und Aufgabenverwaltung
Alle Aufgaben in unseren Projekten erfassen wir in einem cloudbasierten Werkzeug (Tool). Notizen, wichtige Dateien und Dokumente können so direkt im jeweiligen Arbeitspaket oder im Projektspeicher hinterlegt werden. Damit nichts vergessen geht, werden die Projektmitarbeiter jeweils automatisch per E-Mail auf bevorstehende Termine und Deadlines hingewiesen. Erledigte Arbeitspakete werden einfach abgehakt. So ist der aktuelle Stand für alle Mitarbeiter klar ersichtlich. Damit sind auch allfällige Stellvertretungen schneller organisiert und jederzeit bestens informiert.
Arbeitszeit rapportieren
Unsere Arbeitsstunden erfassen wir in einem web-basierten Tool. Wir sind somit nicht an eine Stempeluhr gebunden. Die Beschreibung der Arbeiten und die Zuordnung zu Projekten wird durch eine intelligente Autovervollständigung erleichtert. Am Ende des Monats müssen die Arbeitsrapporte nicht von Hand unterschrieben werden, sondern können automatisch generiert und (falls nötig) digital genehmigt werden.
Telefonie
Die Transformatik besitzt keine physischen Telefonapparate. Stattdessen haben wir unsere Telefonie mittels VoIP-Technologie direkt auf den persönlichen Laptop verbunden. Anrufe tätigen wir direkt vom Computerbildschirm. Dank Headsets haben wir immer beide Hände frei, um Notizen zu machen oder um nach Informationen zu suchen. Sollte der Laptop mal ausgeschaltet sein, so wird der Anruf automatisch auf die Mobile-App auf dem Handy weitergeleitet. Somit sind wir überall unter der gleichen Telefonnummer erreichbar.
Vorsicht bei der Beschaffung von Tools
Mit dem Internet eröffnete sich Firmen der Zugang zu einer Fülle von hochspezialisierter Software. Cloud-basierte Tools, sogenannte Software-as-a-Service-Angebote (SaaS, «Software als eine Dienstleistung»), sind heute weitverbreitet. Solche SaaS-Angebote sind in der Regel auf einige wenige Aufgaben zugeschnitten. Dadurch sind oft mehrere Tools nötig, um einen Prozess zu durchlaufen. Das kann schnell ins Geld gehen.
Zusätzlich sind die einzelnen Tools untereinander oft nicht oder nur beschränkt kompatibel. Der automatische Datenaustausch zwischen zwei Systemen ist vielfach nicht möglich. So müssen Daten in mehreren Systemen von Hand nachgepflegt werden. Ausserdem müssen Ihre Mitarbeitenden lernen, mit dieser Vielzahl von Systemen umzugehen und zwischen diesen hin und her zu wechseln. Dies bedeutet zusätzlichen Aufwand und führt zu höheren Fehlerquoten.
Prozessoptimierung lohnt sich. Zu viele Tools erhöhen die Kosten und führen zu Fehlern.
Eine durchdachte Digitalisierung ist deshalb unerlässlich. Eingesetzte Software und IT-Systeme müssen sorgfältig ausgewählt werden. Schliesslich soll die IT unser Leben und unsere Arbeit erleichtern, nicht mühsamer machen.
Wir haben uns deshalb bewusst auf ein sinnvolles Minimum beschränkt.
Besprechen Sie Ihre Bedürfnisse mit uns
Die IT-Welt entwickelt sich rasant. Dadurch verliert man schnell den Überblick. Andererseits kann der gezielte Einsatz von IT viel Zeit und Kosten sparen. Deshalb lohnt es sich, wenn Sie sich durch eine fachkundige Person beraten lassen. Besprechen Sie mit uns Ihre Bedürfnisse. Die IT-Experten der Transformatik unterstützen Sie gerne – umfassend und ganz individuell. Kontaktieren Sie uns jetzt mit Ihrem Anliegen. Wir beraten Sie persönlich.
Übrigens: Es geht nicht immer digital
Natürlich kommen auch wir nicht darum herum, Briefe und Formulare an Behörden von Hand unterschreiben zu müssen. Aber auch vor der öffentlichen Hand wird die Digitalisierung nicht Halt machen. Wir bleiben also hoffnungsvoll.